Categoría: Office

Atajos de teclado útiles para Microsoft Excel

En lo personal, soy bastante fanático de los atajos de teclado (shortcut). Me parece que es una forma buenísima de ganar tiempo.

En este caso, son los atajos de teclado para el que usa en forma intensiva el Microsoft Excel, el software de planilla de cálculos de Microsoft Office. Muchos de ellos eran desconocidos hasta hoy para mi.

 

Control + Shift + :  Inserta la hora actual
Control + tecla –  Elimina las celdas/filas o el rango seleccionado
Control + tecla +  Insertar celdas columnas o filas
Control + 0  Oculta columnas seleccionadas
Control + 1  Muestra el cuadro de diálogo de Formato de celdas
Control + 2  Aplica el formato de texto negrita a la celda seleccionada. También en Control + N para el Excel en español o Control + B para el Excel en Inglés
Control + 3  Aplica el formato de texto cursiva a la celda seleccionada.
Control + 4  Aplica el formato de texto subrayado a la celda seleccionada.
Control + 5  Aplica el formato de texto tachado a la celda seleccionada.
Control + 9  Oculta filas seleccionadas
Control + Alt + K  Inserta un hipervínculo (En el Excel en inglés es Control + K)
Control + AvPág  Se mueve entre planillas dentro del mismo archivo hacia la derecha
Control + Alt + V  Abre el cuadro de diálogo Pegado especial
Control + B  Abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el Excel en inglés es Control + F
Control + D  Copia una celda a la derecha de esta, algo así como duplicar/repetir a la derecha. En el Excel en inglés es Control + R
Control + E  Selecciona toda las celdas con datos de la hoja activa, si se lo presiona otra vez seleccionará todas las celdas. En el Excel en inglés es Control + A
Control + Espacio  Selecciona la columna de la celda seleccionada
Mayúsculas + Espacio  Selecciona la fila de la celda seleccionada
Control + F1  Muestra u oculta la barra de herramientas (Se llama Ribbon)
Control + F6  Se mueve al siguiente libro de Excel abierto
Control + F9  Minimiza el libro actual a la barra de tareas. A partir del Windows 7 existe la combinación Control + M o Control + D que hace lo mismo.
Control + BackSpace (retroceso)  Mueve la ventana hasta la celda activa
Control + RePág  Se mueve entre planillas dentro del mismo archivo hacia la izquierda
Control + Mayúsculas + !  Aplica el formato números con 2 decimales a la celda seleccionada
Control + Mayúsculas + #  Aplica el formato fecha a la celda seleccionada (dd-mm-aa)
Control + Mayúsculas + $  Aplica el formato moneda con 2 decimales a la celda seleccionada
Control + Mayúsculas + %  Aplica el formato porcentaje sin decimales a la celda seleccionada
Control + Mayúsculas + &  Aplica los 4 bordes a la celda seleccionada, si es un rango se le aplican los bordes al rango seleccionado
Control + Mayúsculas + tecla –  Borra los 4 bordes a la celda seleccionada, si es un rango se le borran los bordes al rango seleccionado (funciona con la tecla – que está en la parte del teclado general, no la del pad numérico)
Control + Mayúsculas + L  Aplica o desactiva los filtro a las columnas
Control + Mayúsculas + O  Selecciona solo las celdas con comentarios
Control + Mayúsculas + U  Expande o comprime la barra de fórmulas.
Control + T  Muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla
Control + Y   Rehacer la última acción deshecha, lo contrario al famoso Control + Z (deshacer).
F1  Muestra la ayuda de Excel
F2  Activa el modo edición de la celda seleccionada
F4  Cambia las formulas para que las celdas estén como fijadas como absolutas. Por ejemplo, la celda F4 pasaría a ser $F$4.
F7  Activa la verificación ortográfica de la hoja activa
F9  Estando en modo edición, convierte la fórmula en el resultado
F11  Crea un gráfico con el rango de celdas seleccionado. El gráfico lo crea en una hoja nueva.
F12  Abre el cuadro de diálogo Guardar como.
Mayúsculas + F3  Abre el cuadro de diálogo Insertar función
Mayúsculas + F10  Hace lo mismo que el botón secundario del mouse.
Mayúsculas + F8  Permite seleccionar varias celdas sin tener que mantener apretado el Control
Mayúsculas + F11  Crea una nueva hoja en el libro.

Espero les sean útiles!

Fuente: http://www.pctics.com/

Hernán

Reparar búsqueda de Outlook sobre Windows 8

El otro día estuvimos con un compañero buscando la solución para el sistema de búsqueda de Outlook instalado sobre Windows 8.1.

El problema se daba en una tablet Surface con Windows 8.1 y Outlook 2010, en la que el usuario nos reportaba que cuando buscaba cualquier cosa con el sistema de búsqueda rápida del Outlook no encontraba nada. No importaba si lo que estaba buscando era un correo, un contacto o cualquier otro elemento.

busqueda

Lo primero que se probó es reparar el archivo OST de Outlook mediante la aplicación de reparación de bandeja de entrada: scanpst.exe, el archivo puede ser también PST (en nuestro caso era OST porque estaba conectado contra un Exchange), el programa encontró errores y los corrigió, pero no solucionó el problema de la búsqueda.

En algunos sitios ofrecían como solución, sacar el tilde de Usar modo de intercambio de caché que está en la configuración de la cuenta del correo (solo está en las opciones cuando funciona con un servidor Exchange).

cache-exchange

Pero esto traía como “efecto secundario” que cuando el Outlook no estaba conectado contra el servidor de correo, el sistema no las actualizaciones de los elementos de Outlook, por esta razón la descartamos.

Finalmente, la solución estuvo por el lado de la configuración del sistema de indexación de Windows 8.1 que parece que una actualización hace que deje de indexar correctamente el almacen de Outlook.

Para hacer esto debemos realizar los siguientes pasos:

  1. Sobre el Outlook, ir al menú Archivo, Opciones
  2. Ir a la solapa de opciones Búsqueda
    opciones de indexacion
  3. Presionar Modificar y sacar el tilde a Microsoft Outlook
    opciones de indexacion2
  4. Aceptar
  5. (Opcional) Podemos reconstruir el índice si entramos a Opciones Avanzadas y presionamos el botón Reconstruir.

Luego de hacer esto, podemos probar nuevamente la búsqueda de elementos sobre el Outlook, para verificar que funciona correctamente.

Parece muy extraño que por culpa de una actualización haya que desconfigurar el sistema de búsqueda para que funcione correctamente, pero así se resolvió.

Fuente de la solución: http://rickliev.wordpress.com/2013/06/28/outlook-2013-search-not-working/

Hasta la próxima!
Hernán

Microsoft Outlook – Cambiar la ubicación predeterminada de los adjuntos

OutlookMuchas veces la solución a algo simple termina necesitando un rato largo de investigación en la web. Cuando un director te pregunta por una configuración del Microsoft Outlook que parecía imposible de hacer, el trabajo se transforma en un desafío personal.

El pedido era simple, el usuario necesitaba que cuando abría un email con adjuntos, la ubicación predeterminada donde le ofrecía guardar el adjunto debía ser otra, en lugar de la carpeta Bibliotecas\Documentos (Libraries\Documents), necesitaba que sea una carpeta Clientes dentro de la carpeta Documentos.

Si uno quiere hacer esto en el MS Word o MS Excel, el programa nos ofrece dentro de las Opciones, en la solapa Guardar está la ubicación predeterminada de los archivos. Lamentablemente, dentro de las opciones que tiene el Outlook no hay ninguna que nos permita hacer esto. Claro… sin tener que tocar el Registro de Windows, algo que puede ser complicado para usuarios inexpertos pero muy útil para usuarios avanzados.

Para hacerlo, deben

  1. Abrir el Regedit
  2. Ir a la ruta HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Options (el 14.0 es porque se trata de Office 2010, el Office 2007 es 13.0 y el Office 2013 es 15.0).
  3. Del lado derecho, sobre algún lugar sin nada, hacer botón derecho, Nuevo, Valor de Cadena
    regedit-nuevo
  4. Nos crea una nueva clave con nombre Nuevo valor #1, sobre esta, botón derecho, Cambiar nombre, ingresamos: DefaultPath (tener en cuenta las mayúsculas y minúsculas) y aceptar.
  5. Sobre la nueva cadena creada, le damos doble click e ingresamos la ruta en el campo Información del valor
    regedit-edit-cadena
  6. Nos debería quedar así:
    regedit-outlook
  7. Cerramos el Outlook y lo volvemos a abrir para que tome el cambio.

Finalmente, el usuario contento y nosotros aprendimos algo nuevo.

Fuentehttp://www.sevenforums.com/microsoft-office/126793-outlook-2010-setting-default-save-location.html

Hasta la próxima!
Hernán.

Como crear una plantilla de correo con Microsoft Outlook

OutlookEn algunas ocasiones podemos necesitar escribir el mismo email a varias personas diferentes, puede que en el email solo cambien ciertos datos pero el contenido y formato general sea el mismo. Una solución para esta tarea puede ser crear el email, copiar y pegar para luego modificar el texto necesario, escribir el destinatario y enviar. Hacerlo de esta forma puede resultar a parte de muy tediosa y repetitiva, que nos olvidemos de modificar cierta información necesaria y el email salga con información incorrecta.

Para realizar esta tarea de forma correcta y sin  pérdidas de tiempo podemos recurrir a las plantillas de Microsoft Office, en este caso de Microsoft Office.

Como primer paso debemos crear un nuevo email escribiendo el asunto y el cuerpo del mensaje, solo el texto que será igual para todos los email a enviar. una vez que terminemos de modificarle el formato necesario al cuerpo del email, debemos ir al menú Archivo, Guardar como, y en la lista de Guardar como tipo debemos seleccionar Plantilla de Outlook (*.oft), como nombre de archivo utilizará el asunto que hayamos escrito.

Una vez que guardamos la plantilla, para crear un nuevo correo basándonos en ella, debemos ir al menú Archivo, Nuevo, Eligir formulario. En la lista Buscar en, seleccionar Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Ahí podremos encontrar la plantilla que creamos en el paso anterior, le hacemos doble click y se creará el email de forma idéntica a la plantilla que hayamos creado.

En el caso que estemos trabajando con la versión de Outlook 2003 debemos seguir estos pasos previamente:

  1. En el menú Herramientas, Opciones ir a la solapa Formato de correo.
  2. Hay que desactivar la opción Usar Microsoft Office Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
  3. Presionar Aceptar para aplicar los cambios.

Una solución para automatizar un poco el trabajo.

Fuente: http://support.microsoft.com/kb/258256/es

Hasta la próxima.Hernán

Disponible SP1 para Microsoft Office 2010

Office 2010En el día de ayer, aparecieron entre las actualizaciones de Microsoft Update, el Service Pack del Office 2010, como todos los service pack, antes de aplicarlos hay que asegurarse que no haya “contra indicaciones”, es decir, reporte de problemas de otros usuarios. Como no encontré nada, procedí a aplicar esta actualización.

Según leo en la nota de muycomputer.com, hay varios cambios y mejoras, a saber:

  • Corrección del tiempo de repetición entre citas de Outlook.
  • Mejora de las vistas de diapositivas PowerPoint en monitores secundarios.
  • Integración mejorada entre Project Server y SharePoint Server.
  • Mejora de la funcionalidad de copia de seguridad y restauración de SharePoint Server.
  • Project Professional ahora sincroniza tareas programadas con la lista de tareas de SharePoint.
  • Soporte nativo de Internet Explorer 9 para Office Web Applications y SharePoint.
  • Inserción de gráficos en un libro de Excel usando Excel Web Application.
  • Soporte para la búsqueda de archivos PPSX en Search Server.
  • Corrección de errores en Visio a la hora de representar archivos SVG importados.
  • Mejora de las sugerencias en las herramientas de corrección de idiomas en inglés canadiense, francés, sueco y portugués europeo.

Por otra parte, según dice en la misma nota, por primera vez Microsoft le da soporte oficial en el navegador Google Chrome para ejecutar aplicaciones en línea de la suite Office Web a través de la plataforma de colaboración SharePoint.

Se puede bajar el ejecutable desde la web de Microsoft o mediante el Windows Update:

SP1 Office 2010 32 bits

SP1 Office 2010 64 bits

Fuente: http://www.muycomputer.com/2011/06/29/microsoft-publica-service-pack-1-office-2010

Hasta la próxima!
Hernán.