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Como crear una plantilla de correo con Microsoft Outlook

OutlookEn algunas ocasiones podemos necesitar escribir el mismo email a varias personas diferentes, puede que en el email solo cambien ciertos datos pero el contenido y formato general sea el mismo. Una solución para esta tarea puede ser crear el email, copiar y pegar para luego modificar el texto necesario, escribir el destinatario y enviar. Hacerlo de esta forma puede resultar a parte de muy tediosa y repetitiva, que nos olvidemos de modificar cierta información necesaria y el email salga con información incorrecta.

Para realizar esta tarea de forma correcta y sin  pérdidas de tiempo podemos recurrir a las plantillas de Microsoft Office, en este caso de Microsoft Office.

Como primer paso debemos crear un nuevo email escribiendo el asunto y el cuerpo del mensaje, solo el texto que será igual para todos los email a enviar. una vez que terminemos de modificarle el formato necesario al cuerpo del email, debemos ir al menú Archivo, Guardar como, y en la lista de Guardar como tipo debemos seleccionar Plantilla de Outlook (*.oft), como nombre de archivo utilizará el asunto que hayamos escrito.

Una vez que guardamos la plantilla, para crear un nuevo correo basándonos en ella, debemos ir al menú Archivo, Nuevo, Eligir formulario. En la lista Buscar en, seleccionar Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Ahí podremos encontrar la plantilla que creamos en el paso anterior, le hacemos doble click y se creará el email de forma idéntica a la plantilla que hayamos creado.

En el caso que estemos trabajando con la versión de Outlook 2003 debemos seguir estos pasos previamente:

  1. En el menú Herramientas, Opciones ir a la solapa Formato de correo.
  2. Hay que desactivar la opción Usar Microsoft Office Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
  3. Presionar Aceptar para aplicar los cambios.

Una solución para automatizar un poco el trabajo.

Fuente: http://support.microsoft.com/kb/258256/es

Hasta la próxima.Hernán

Problemas en Outlook 2007 después de una actualización

Yo siempre recomiendo mantener el sistema operativo y los programas con las últimas actualizaciones. De la misma forma que se deberían usar las últimas versiones de los programas. De esta manera nos evitamos errores y problemas de funcionamiento. También aprovechamos nuevas funcionalidades que aparezcan luego de la actualización.

Pero en algunos casos se da, que es mejor no actualizar o sacar una actualización que nos pueda llegar a traer problemas.

En el caso que me pasó con un cliente, el usuario me decía que el Microsoft Outlook 2007 que usaba se había vuelto muy  lento, que tardaba mucho en pasar de una carpeta a otra y que por momentos se “freezaba” y no respondía. En el caso de este usuario, el Outlook está instalado sobre un Windows 7 Profesional, con todas las actualizaciones al día.

Luego de investigar el problema, hice una compactación del archivo PST, intenté repararlo con el instalador y nada. Como el archivo de almacenamiento del correo era muy grande, quise ejecutar el autoarchivar de elementos antiguos y me encontré que faltaba la opción, no estaba por ninguna parte, ni en las opciones del programa, ni en las propiedades de las carpetas de correo. Fue ahí cuando decidí consultarle a Google.
Mi sorpresa fue muy grande cuando en el tercer elemento del resultado de la búsqueda, encontré a mucha gente con el mismo problema, ahí comentaban exactamente los mismos síntomas que encontraba en la terminal de este usuario. La razón del problema, una actualización del programa que en vez de corregir problemas, trae estos errores.  En ese sitio daban el link de la web de Microsoft con las tareas que había que hacer. Según el sitio de Microsoft, los síntomas son:

  • Hay un retraso al cambiar entre las carpetas de correo electrónico en el panel de exploración.
  • La característica Autoarchivar ya no está disponible.
  • Se producen errores al enviar o recibir correo electrónico.

La actualización que trae problemas es la KB2412171. Lo que hay que hacer es desinstalar esta actualización (con el Outlook cerrado) para que el funcionamiento del programa y las opciones de autoarchivar vuelvan a aparecer.

Por supuesto, hay que esperar que saquen la actualización que corrige que lo intentaba corregir y no “dañe” el resto. Por lo pronto, esta actualización ya no está disponible dentro de las actualizaciones del Microsoft Update.

Hasta la próxima.
Hernán