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Microsoft Outlook – Cambiar la ubicación predeterminada de los adjuntos

OutlookMuchas veces la solución a algo simple termina necesitando un rato largo de investigación en la web. Cuando un director te pregunta por una configuración del Microsoft Outlook que parecía imposible de hacer, el trabajo se transforma en un desafío personal.

El pedido era simple, el usuario necesitaba que cuando abría un email con adjuntos, la ubicación predeterminada donde le ofrecía guardar el adjunto debía ser otra, en lugar de la carpeta Bibliotecas\Documentos (Libraries\Documents), necesitaba que sea una carpeta Clientes dentro de la carpeta Documentos.

Si uno quiere hacer esto en el MS Word o MS Excel, el programa nos ofrece dentro de las Opciones, en la solapa Guardar está la ubicación predeterminada de los archivos. Lamentablemente, dentro de las opciones que tiene el Outlook no hay ninguna que nos permita hacer esto. Claro… sin tener que tocar el Registro de Windows, algo que puede ser complicado para usuarios inexpertos pero muy útil para usuarios avanzados.

Para hacerlo, deben

  1. Abrir el Regedit
  2. Ir a la ruta HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Options (el 14.0 es porque se trata de Office 2010, el Office 2007 es 13.0 y el Office 2013 es 15.0).
  3. Del lado derecho, sobre algún lugar sin nada, hacer botón derecho, Nuevo, Valor de Cadena
    regedit-nuevo
  4. Nos crea una nueva clave con nombre Nuevo valor #1, sobre esta, botón derecho, Cambiar nombre, ingresamos: DefaultPath (tener en cuenta las mayúsculas y minúsculas) y aceptar.
  5. Sobre la nueva cadena creada, le damos doble click e ingresamos la ruta en el campo Información del valor
    regedit-edit-cadena
  6. Nos debería quedar así:
    regedit-outlook
  7. Cerramos el Outlook y lo volvemos a abrir para que tome el cambio.

Finalmente, el usuario contento y nosotros aprendimos algo nuevo.

Fuente: http://www.sevenforums.com/microsoft-office/126793-outlook-2010-setting-default-save-location.html

Hasta la próxima!
Hernán.

Como crear una plantilla de correo con Microsoft Outlook

OutlookEn algunas ocasiones podemos necesitar escribir el mismo email a varias personas diferentes, puede que en el email solo cambien ciertos datos pero el contenido y formato general sea el mismo. Una solución para esta tarea puede ser crear el email, copiar y pegar para luego modificar el texto necesario, escribir el destinatario y enviar. Hacerlo de esta forma puede resultar a parte de muy tediosa y repetitiva, que nos olvidemos de modificar cierta información necesaria y el email salga con información incorrecta.

Para realizar esta tarea de forma correcta y sin  pérdidas de tiempo podemos recurrir a las plantillas de Microsoft Office, en este caso de Microsoft Office.

Como primer paso debemos crear un nuevo email escribiendo el asunto y el cuerpo del mensaje, solo el texto que será igual para todos los email a enviar. una vez que terminemos de modificarle el formato necesario al cuerpo del email, debemos ir al menú Archivo, Guardar como, y en la lista de Guardar como tipo debemos seleccionar Plantilla de Outlook (*.oft), como nombre de archivo utilizará el asunto que hayamos escrito.

Una vez que guardamos la plantilla, para crear un nuevo correo basándonos en ella, debemos ir al menú Archivo, Nuevo, Eligir formulario. En la lista Buscar en, seleccionar Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Ahí podremos encontrar la plantilla que creamos en el paso anterior, le hacemos doble click y se creará el email de forma idéntica a la plantilla que hayamos creado.

En el caso que estemos trabajando con la versión de Outlook 2003 debemos seguir estos pasos previamente:

  1. En el menú Herramientas, Opciones ir a la solapa Formato de correo.
  2. Hay que desactivar la opción Usar Microsoft Office Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
  3. Presionar Aceptar para aplicar los cambios.

Una solución para automatizar un poco el trabajo.

Fuente: http://support.microsoft.com/kb/258256/es

Hasta la próxima.Hernán

Adios a MSN Messenger… Hola Skype

Windows Live MessengerEsta nota también podría haberse llamado «Como migrar de MSN Messenger a Skype y no morir en el intento», pero me pareció que estaría copiando a otras notas que encontré por ahí.

En lo personal, uso Skype desde la versión 0.89 aproximadamente, en el año 2003-2004, creo. En esa época, este software era uno de  los mejores en lo que llamadas telefónicas por Internet se refiere (VoIP). Después con el tiempo le agregaron la función de Videoconferencia y a mi entender era (y es actualmente) muy superior a la función que tiene MSN Messenger de Microsoft. Parece que Microsoft se dió cuenta de esto y utilizó la frase que yo digo que es el caballito de batalla de la empresa que era de Bill Gates: «Si no puedes contra ellos, cómpralos». De esta forma, hace algunos meses salió la noticia que Microsoft había sido comprado a Skype por unos u$s 8500 millones de dólares… un vuelto.

Casi por la misma época, también informaron que el servicio de Hotmail sería reemplazado por el nuevo Outlook.com. Yo fui uno de los que, tratando de evitar que me encuentre desprevenido, mudé mi correo de hotmail.com al nuevo servicio. Esto significó que muchos usuarios no los vi activos hasta después de una semana, pero bueh…

Ahora le pusieron fecha de muerte al servicio de MSN Messenger, el próximo 15 de Marzo, como lo cuentan en el sitio Alt1040.com. A partir de esa fecha, todos los usuarios deberán utilizar el Skype, ya que por más que queramos, el viejo MSN Messenger ya no se conectará. Tampoco lo harán seguramente los programas de mensajería alternativos, como Trillian o Pidgin.

El aviso lo enviaron por email decía:

«El 15 de marzo del año 2013 retiramos la existencia de Messenger, existente a nivel mundial (a excepción de China continental, donde Messenger seguirá estando disponible), trayendo en su lugar las grandes características entre Messenger y Skype juntos. Actualicen a Skype e inicien sesión con una cuenta de Microsoft (con su misma ID de Messenger) y todos sus contactos de Messenger estarán a su alcance. Con ello tendrán mensajería instantánea y vídeo-chat con ellos como antes, y también descubrirán nuevas formas de mantenerse en contacto con Skype en sus móviles y tablets.»

Para mudarnos a Skype, debemos seguir estos pasos:

  1. Descargar y ejecutar Skype (o actualizarlo .
  2. Con la instalación de la última versión de Skype se desinstalará el MSN Messenger.
  3. Cuando termine la instalación, hacer click en “Una cuenta de Microsoft”
  4. Ingresar el correo y contraseña que se usaba en MSN Messenger.
  5. Aparecerán 2 opciones, ”Tengo una cuenta de Skype” y “Soy nuevo en Skype”. Si ya tenemos una cuenta de Skype debemos fusionarlas con la opción «Tengo una cuenta de Skype», caso contrario podemos crear una nueva cuenta en este paso.
  6. Una vez terminada la fusión de las cuentas, aparecerán los usuarios en una lista de contactos separada, como se puede ver en la imagen:
  7. Una tarea importante a tener en cuenta, es que como el Skype originalmente estaba diseñado para las llamadas telefónicas (con y sin video), debemos configurar para que funcione parecido al MSN Messenger, en el que con un doble clic sobre el contacto abre la ventana de chat en lugar de llamarlo. Para eso debemos ir al menú Herramientas, Opciones, y desactivar el tilde «Llamar a un contacto al hacer doble click en el» como muestra la siguiente captura:

En lo personal, me parece que Microsoft tiene mucho trabajo para mejorar la interfaz de Skype para evitar que muchos usuarios  migren a servicios como Google Talk o el Messenger de Facebook. Habrá que esperar.

Hasta la próxima.
Hernán.